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Privacy Policy

Introduction

Western Ontario Community Futures Development Corporation Association is a federally supported not-for-profit community organization with a volunteer Board of Directors and professional staff whose purpose is to support community economic development and small business growth through business loans or loan guarantees.

This brochure summarizes WOCFDCA’s privacy policies and procedures that have been developed to comply with Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act ("PIPEDA").  PIPEDA sets out rules for the collection, use and disclosure of a client's or customer's personal information, as well as safeguarding that information in the course of commercial activity as defined in the legislation.

What is "PERSONAL INFORMATION"

Under PIPEDA, "Personal Information" means any information that is identifiable to an individual, including name, address, telephone number, Social Insurance Number, and date of birth. It also includes, but is not limited to, other information relating to identity, such as, nationality, gender, marital status, financial information and credit history.

Purposes for Personal Information

WOCFDCA collects only that personal information required to assess a prospective applicant's eligibility for financial assistance, as well as to report to Federal Economic Development Agency for Southern Ontario, the federal department that administers the Ontario Community Futures Program.

Consent

At the time of completing a loan application, the express, written consent of the individual applicant will be sought for the collection, use, retention and disclosure of their personal information for the purposes set out in WOCFDCA’s privacy policy.

An applicant may choose not to provide some or all of the personal information requested, but if WOCFDCA is unable to collect sufficient information to validate a financing request, the application for financing may be turned down.

Accuracy

WOCFDCA endeavours to ensure that all personal information in active files is accurate, current and complete. When a client notifies WOCFDCA that his or her personal information requires correction or updating, the necessary changes will be made. Information contained in closed files is not updated.

Limiting Use, Retention & Disclosure

WOCFDCA uses and retains personal information for only those purposes for which the individual has consented.

Personal information will be disclosed to only those WOCFDCA employees, volunteer members of committees and/or Board of Directors that need to know the information for the purposes set out in the WOCFDCA Privacy Policy.

Safeguards

WOCFDCA utilizes a number of physical, organizational and technological measures to safeguard personal information from unauthorized access or inadvertent disclosure including but not limited to:

Physical

Active files are stored in locked filing cabinets located in work areas restricted to WOCFDCA employees and authorized volunteers. Closed files are stored in locked cabinets for a period of seven years, after which, the information is shredded prior to disposal.

Organizational

WOCFDCA employees, volunteers, and third party service providers sign confidentiality agreements binding them to safeguarding the confidentiality of personal information to which they have access.

Technological

Personal information contained on WOCFDCA computers and the electronic databases are password protected. As well, the Internet server or router has firewall protection to protect against virus attacks and hacking into the database.

Electronic Transmission of Information

Notwithstanding the technological safeguards implemented by WOCFDCA, all Internet transmissions are susceptible to possible loss, misrouting, interception and misuse. For this reason, as part of the application that individual's sign consenting to their personal information being collected, used, retained, and disclosed, WOCFDCA will assume that it has the individual's consent to communicate via the Internet unless notified to the contrary.

Individual Access

An individual who wishes to review or verify what personal information is held by WOCFDCA, may do so by making a request in writing to the WOCFDCA’s Chief Privacy Officer. Upon verification of the individual's identity, the Chief Privacy Office will provide a written report within 60 days.

Investigating Complaints

Any concern or issue about WOCFDCA’s personal information handling practices may be made, in writing, to the Chief Privacy Officer. Upon verification of the individual's identity, the Chief Privacy Officer will act promptly to investigate the complaint and provide a written report to the individual.

If the individual is dissatisfied with the report provided by the Chief Privacy Officer, or feels that the corrective action taken by WOCFDCA is insufficient, the individual may direct a complaint to the Federal Privacy Commissioner in writing. The address of the Federal Privacy Commissioner is provided in this Privacy Statement for your convenience.

Amendments to Our Privacy Policy

This Privacy Statement is a summary of WOCFDCA’s Privacy Policy. For full particulars of WOCFDCA’s privacy policies and procedures, please request a copy of the Privacy Policy from WOCFDCA or a copy may be obtained from the Internet website at: www.wocfdca.com.

The WOCFDCA Privacy Policy and this Privacy Statement are in effect June 15, 2012 and are retroactive to September 30, 2011. WOCFDCA’s Privacy Policy and this Privacy Statement may be updated from time to time to reflect amendments in applicable Federal and Provincial laws. Any changes to this Privacy Policy will be posted on WOCFDCA website and will apply to personal information collected from the date of the posting of the revised Privacy Policy.

Contact Information

If you have any questions regarding WOCFDCA’s Privacy Policy and/or this Privacy Statement, or you wish to make an access to personal information request, please contact:  David Penton, SOFII Director at david@wocfdca.com.

Other Helpful Privacy Links

For a copy of PIPEDA or for answers to other questions regarding privacy legislation, below are some helpful privacy links.

www.priv.gc.ca

www.ipc.on.ca


 

Politique de confidentialité

Introduction

L'Association des Sociétés d’aide au développement des collectivités de l'Ouest de l’Ontario (ASADCOO) est une organisation communautaire sans but lucratif qui est soutenue par le gouvernement fédéral, dont le conseil d’administration est constitué de bénévoles et qui compte sur un personnel professionnel. Elle soutient le développement économique des collectivités et la croissance des petites entreprises à l’aide de prêts commerciaux et de garanties de prêts.

Cette brochure résume les politiques et les procédures en matière de respect de la vie privée de l'ASADCOO qui ont été élaborées pour assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(« LPRPDE ») du Canada.  La LPRPDEdéfinit les règles qui régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels d’un client, et protège ces renseignements dans le cours des activités commerciales, comme le prévoit la législation.

QU’ENTEND-ON PAR "RENSEIGNEMENTS PERSONNELS"?

En vertu de la LPRPDE,l’expression "renseignements personnels" s’entend de tout renseignement au sujet d’une personne identifiable, y compris le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro d’assurance sociale et la date de naissance de même que d'autres renseignements qui ont trait à l’identité, comme la nationalité, le sexe, la situation de famille, les renseignements financiers et les antécédents en matière de crédit.

Fins auxquelles servent les renseignements personnels

L'ASADCOO collecte uniquement les renseignements requis pour évaluer l'admissibilité d'un requérant éventuel à un soutien financier, ainsi qu'aux fins de soumission d'un rapport à l'Agence de développement économique pour le Sud de l’Ontario, qui est le ministère fédéral qui administre le Programme de développement des collectivités de l’Ontario.

Consentement

Au moment où la personne remplira une demande de prêt, l'ASADCOO cherchera à obtenir son consentement explicite écrit relativement à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation des renseignements personnels qui la concernent aux fins qui sont prévues dans la Politique en matière de respect de la vie privée de l'ASADCOO.

Un requérant peut choisir de ne pas fournir certains ou tous les renseignements personnels demandés, mais si l'ASADCOO n’est pas en mesure de recueillir suffisamment de renseignements pour valider la demande de financement, celle-ci peut être rejetée.

Exactitude

L'ASADCOO veille à ce que les renseignements personnels qui se trouvent dans ses dossiers actifs soient exacts, à jour et complets. Lorsqu’un client informe l'ASADCOO que les renseignements personnels qui le concernent doivent être corrigés ou mis à jour, celle-ci apporte les modifications nécessaires. Les renseignements qui se trouvent dans les dossiers clos ne sont pas mis à jour.

Limiter l'utilisation, la conservation et la divulgation

L'ASADCOO n’utilise et ne conserve les renseignements personnels qu’aux seules fins auxquelles la personne a consenti.

Les renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux seuls employés, membres des comités et membres du conseil d’administration de l'ASADCOO qui doivent connaître ces renseignements pour les fins prévues dans la Politique en matière de respect de la vie privée.

Précautions

L'ASADCOO recourt à des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé ou la divulgation involontaire. Ces précautions comprennent, sans toutefois s'y limiter

Sécurité physique

Les dossiers actifs sont rangés dans des classeurs à tiroirs barrés qui se trouvent dans des aires de travail dont l’accès est limité aux employés et aux bénévoles autorisés de l'ASADCOO. Les dossiers clos sont conservés pendant sept ans, avant d'être déchiquetés et jetés.

Précautions organisationnelles

Les employés et les bénévoles de l'ASADCOO ainsi que les tiers fournisseurs de service signent une convention de confidentialité par laquelle ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Précautions technologiques

Les renseignements personnels qui se trouvent dans les ordinateurs et les bases de données de l'ASADCOO sont protégés par des mots de passe. De plus, le serveur Internet dispose d’une architecture garde-barrière suffisante pour protéger la base de données contre les attaques de virus et le piratage.

Transmission électronique des renseignements

Nonobstant les précautions technologiques prises par l'ASADCOO, toutes les transmissions par Internet sont sujettes à la perte, à l’erreur d’acheminement, à l’interception et au mauvais usage. Pour cette raison, en signant la demande, la personne concernée consent à ce que les renseignements personnels qui la concernent soient recueillis, utilisés, conservés et divulgués, sauf avis contraire de sa part.

Accès personnel

Une personne qui souhaite examiner ou vérifier quels renseignements personnels l'ASADCOO détient peut faire une demande d’accès par écrit au chef de la protection des renseignements personnels de l'ASADCOO. Après avoir vérifié l’identité de la personne, le chef de la protection des renseignements personnels doit répondre dans les 60 jours qui suivent.

Enquêtes relatives aux plaintes

Si une personne a des préoccupations au sujet des pratiques de traitement des renseignements personnels de l'ASADCOO, elle peut remettre une plainte écrite au chef de la protection des renseignements personnels. Après avoir vérifié l’identité de la personne, le chef de la protection des renseignements personnels entreprendra rapidement une enquête et présentera un rapport écrit à la personne.

Si la personne n’est pas satisfaite du rapport du chef de la protection des renseignements personnels ou si elle considère que les mesures qu’a prises l'ASADCOO ne sont pas suffisantes, elle peut présenter une plainte au Commissaire à la vie privée du Canada, dont l’adresse vous est gracieusement fournie dans cette Déclaration sur le respect de la vie privée .

Modifications à notre politique en matière de respect de la vie privée

La présente Déclaration sur le respect de la vie privée est un résumé de la Politique en matière de respect de la vie privée de l'ASADCOO. Pour connaître tous les détails des politiques et des procédures de l'ASADCOO en matière de respect de la vie privée, veuillez demander une copie de la Politique en matière de respect de la vie privée à l'ASADCOO ou consultez notre site Web, à l’adresse : www.wocfdca.com/fr.

La Politique en matière de respect de la vie privée de l'ASADCOO et la présente Déclaration sur le respect de la vie privée sont entrées en vigueur le 15 juin 2012 avec application rétroactive au 30 septembre 2011. La Politique en matière de respect de la vie privée de l'ASADCOO et la présente Déclaration sur le respect de la vie privée peuvent être mises à jour, quand il y a lieu, pour refléter les modifications qui sont apportées aux lois fédérales et provinciales applicables. Toute modification à la Politique en matière de respect de la vie privée s’appliquera aux renseignements personnels qui seront recueillis à compter de la date de la publication du texte révisé de la Politique en matière de respect de la vie privée dans le site Web de l'ASADCOO.

Coordonnées des personnes-ressources

Si vous avez des questions au sujet de la Politique en matière de respect de la vie privée ou de la présente Déclaration sur le respect de la vie privée de l'ASADCOO, ou si vous souhaitez présenter une demande d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent, veuillez communiquer avec : David Penton, SOFII Directeur at david@wocfdca.com.

Autres liens utiles en matière de respect de la vie privée

Pour obtenir une copie de la LPRPDEou des réponses à d’autres questions au sujet de la législation sur le respect de la vie privée, consultez les liens utiles suivants.

www.priv.gc.ca

www.ipc.on.ca